Kuinka usein yrityksen kotisivut kannattaa päivittää?

Kotisivujen päivittäminen tarkoittaa sivuilla olevan tiedon pitämistä ajan tasalla — ei koko sivuston rakentamista uudelleen. Useimmille yrityksille toimiva rytmi on kolmiportainen: yhteystiedot korjataan heti kun ne muuttuvat, sisältö tarkistetaan muutaman kuukauden välein ja koko ilmeeseen palataan vasta vuosien päästä.

Olemme tehneet Kotisivut.fi-palvelussa yli 300 kotisivua pienyrityksille, ja sama kysymys tulee vastaan lähes joka kerta: riittääkö tämä, vai pitäisikö sivuilla tapahtua enemmän? Vastaus on useimmiten rauhoittava. Pieni ja säännöllinen tarkistus tuottaa enemmän kuin harvat isot rypistykset.

Mitä kotisivujen päivittäminen tarkoittaa?

Päivittäminen tarkoittaa olemassa olevan sivuston tietojen ja sisällön pitämistä ajan tasalla. Käytännössä se on useimmiten muutaman rivin tekstimuutos, uusi kuva tai korjattu hinta — ei projektia, jolle tarvitsee varata viikkoa.

Päivitys ja uudistus ovat eri asioita

Nämä kaksi menevät helposti sekaisin, ja se johtaa yleensä siihen ettei tehdä kumpaakaan. Päivittäminen koskee sisältöä: tekstejä, kuvia, yhteystietoja, palveluita. Uudistaminen koskee rakennetta ja ulkoasua, eli sitä miltä sivusto näyttää ja miten se on jäsennelty. Uudistamisen ajoitusta pohdimme erikseen artikkelissa kannattaako vanhat kotisivut uusia.

Näiden ero on olennainen siksi, että päivittäminen on halpaa ja nopeaa, kun taas uudistaminen on iso päätös. Kun sisältöä pitää ajan tasalla, sivusto ei ehdi vanhentua kerralla — ja uudistuksen tarve siirtyy vuosia eteenpäin.

Kolme eri tasoa, kolme eri tahtia

Kotisivujen päivitykset kannattaa ajatella kolmena eri kerroksena, joilla on omat rytminsä. Alimpana ovat faktatiedot, jotka muuttuvat harvoin mutta joiden virheellisyys maksaa heti. Keskellä on sisältö, joka elää yrityksen mukana. Päällimmäisenä on ulkoasu, joka vanhenee hitaimmin. Kun nämä erottaa toisistaan, kysymys "kuinka usein" muuttuu paljon helpommaksi.

Kuinka usein yrityksen kotisivut kannattaa päivittää?

Toimiva perussääntö on kolmiportainen: yhteystiedot ja aukioloajat heti kun ne muuttuvat, sisältö kuten palvelut, hinnasto ja kuvat 3–6 kuukauden välein, ja koko ilme noin 3–5 vuoden välein. Suurin osa päivityksistä on pieniä tekstikorjauksia, ei uutta sivustoa.

Heti: tiedot jotka asiakas tarvitsee

Puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite ja aukioloajat kannattaa korjata samana päivänä kun ne muuttuvat. Nämä ovat tietoja, joiden takia asiakas ylipäätään tuli sivulle. Väärä numero kotisivuilla on kalliimpi virhe kuin vanhanaikainen ulkoasu, koska se katkaisee yhteydenoton kokonaan — ja asiakas siirtyy seuraavaan hakutulokseen.

Sama koskee tilanteita, joissa yritys lopettaa jonkin palvelun tai aloittaa uuden. Jos sivuilla mainostetaan palvelua jota ei enää ole, yhteydenotot ohjautuvat väärään suuntaan ja aika kuluu väärinkäsitysten selvittämiseen.

Muutaman kuukauden välein: sisältö

Palvelukuvaukset, hinnasto, kuvat ja asiakastarinat kannattaa silmäillä läpi kolmen–kuuden kuukauden välein. Tähän riittää kymmenen minuuttia: luet sivut läpi ja merkitset muistiin sen mikä ei enää pidä paikkaansa. Useimmiten korjattavaa löytyy yksi tai kaksi kohtaa, ja niiden muuttaminen on nopeaa.

Tämä tahti sopii useimmille palveluyrityksille. Jos toimialalla on vahva sesonki — vaikkapa pihatyöt keväällä tai tilitoimiston kiireet alkuvuodesta — tarkistuksen kannattaa osua juuri ennen sesongin alkua, jolloin sivuille tulee eniten kävijöitä.

Kolmen–viiden vuoden välein: ilme ja rakenne

Koko ulkoasuun palataan harvemmin. Verkkosivujen visuaalinen tyyli muuttuu hitaasti, ja hyvin tehty selkeä sivusto kestää useita vuosia näyttämättä vanhalta. Merkkejä siitä että aika on kypsä ovat esimerkiksi se, ettei sivusto toimi hyvin puhelimessa, tai se että yrityksen toiminta on muuttunut niin paljon ettei rakenne enää vastaa sitä.

Mitkä tiedot kannattaa pitää ajan tasalla?

Kaikki sivuston sisältö ei ole yhtä tärkeää. Muutama kohta tuottaa käytännössä kaikki yhteydenotot, ja niihin kannattaa keskittää huomio.

Yhteystiedot ja aukioloajat

Nämä ovat sivuston tärkein sisältö riippumatta toimialasta. Kannattaa varmistaa, että puhelinnumero on klikattava puhelimella, sähköpostiosoite toimii ja aukioloajat ovat ajan tasalla myös poikkeuspäivinä. Jos yrityksellä on oma sähköposti verkkotunnuksella, kannattaa tarkistaa että sivuilla näkyy juuri se osoite, jota oikeasti luetaan.

Palvelut ja hinnasto

Palveluvalikoima elää yrityksen mukana, ja sivut jäävät helposti jälkeen. Kun otat uuden palvelun valikoimaan, se kannattaa lisätä sivuille samalla viikolla — muuten siitä ei tiedä kukaan muu kuin nykyiset asiakkaat. Hinnasto on oma lukunsa: jos hinnat näkyvät sivuilla, ne kannattaa korjata heti muutoksen jälkeen, koska vanhentunut hinta johtaa kiusalliseen keskusteluun.

Kuvat ja asiakastarinat

Kuvat vanhenevat hitaammin kuin luullaan, mutta ne kannattaa vaihtaa kun tiloissa, kalustossa tai porukassa tapahtuu näkyvä muutos. Uudet asiakasreferenssit kotisivuille ovat yksi harvoista päivityksistä, jotka lisäävät suoraan luottamusta: tuore asiakastarina kertoo että toiminta on käynnissä nyt.

Tekstit ja se, millä sanoilla asiakas etsii

Yrittäjä kuvaa palvelunsa usein alan omilla termeillä, kun taas asiakas hakee arkikielellä. Sivuilla saattaa lukea "kiinteistön ulkovaipan huoltotyöt", vaikka asiakas kirjoittaa Googleen "julkisivupesu". Kumpikaan ei ole väärin, mutta vain toinen löytyy.

Tekstien tarkistaminen tästä näkökulmasta kannattaa tehdä silloin tällöin, esimerkiksi kerran vuodessa. Käytännön keino on yksinkertainen: mieti mitä sanoja asiakkaasi käyttävät puhelimessa, kun he soittavat ja kysyvät palvelustasi. Ne samat sanat kannattaa löytyä myös sivuilta. Tämä ei tarkoita tekstien kirjoittamista uusiksi, vaan muutaman sanan lisäämistä oikeaan kohtaan — otsikkoon, palvelun kuvaukseen tai ensimmäiseen kappaleeseen.

Sama pätee palveluihin, joita on alettu tehdä matkan varrella ilman että niitä on koskaan kirjattu sivuille. Ne ovat tavallisin syy siihen, että yritykseltä jää yhteydenottoja saamatta täysin turhaan.

Miten päivitystahti näkyy Googlessa?

Ajantasaisuus tukee näkyvyyttä, mutta pelkkä päivämäärän muuttaminen ei riitä. Google ohjeistaa keskittymään siihen, että sisältö on paikkansapitävää ja aidosti hyödyllistä lukijalle (Google Search Central). Sivun muokkaaminen ilman että sisältö paranee ei siis tuota mitään.

Käytännön hyöty tulee toista kautta. Kun sivuilla oleva tieto vastaa sitä mitä asiakas etsi, hän löytää etsimänsä ja ottaa yhteyttä. Jos hinnasto on vuoden vanha tai palvelu on poistunut valikoimasta, kävijä poistuu — ja se näkyy tuloksissa riippumatta siitä millä sijalla sivusto on. Näkyvyyden perusasiat kävimme läpi artikkelissa miten yritys löytyy Googlesta.

Kannattaa myös muistaa, että Google-yritysprofiilin tiedot ja kotisivujen tiedot kannattaa pitää keskenään samoina. Ristiriitaiset aukioloajat tai osoitteet ovat tavallinen syy siihen, ettei paikallinen näkyvyys lähde kunnolla liikkeelle.

Kevyt rutiini, joka pitää sivut tuoreina

Toimivin tapa on tehdä päivittämisestä pieni rutiini sen sijaan että se olisi projekti. Merkitse kalenteriin muistutus neljä kertaa vuodessa ja käytä siihen vartti. Luet sivut läpi asiakkaan silmin ja kirjaat ylös sen mikä ei pidä paikkaansa.

Useimmiten lista on lyhyt: yksi vanhentunut hinta, yksi puuttuva palvelu, yksi kuva joka kaipaa vaihtoa. Kun nämä hoitaa saman tien, sivusto pysyy koko ajan siinä kunnossa jossa sen kuuluukin olla. Jos taas tarkistuksen välissä kuluu kaksi vuotta, korjattavaa on niin paljon että koko homma alkaa tuntua uudistukselta — ja jää siksi tekemättä.

Kannattaa myös katsoa aika ajoin, mitä sivuilla oikeasti tapahtuu. Kävijämääristä ja yhteydenotoista näkee, mitkä sivut kiinnostavat ja mitkä eivät. Aiheesta on oma artikkelinsa: kotisivujen tulosten mittaaminen.

Kuka päivitykset käytännössä tekee?

Tämä on se kohta, jossa moni hyvä aikomus kaatuu. Päivitykset jäävät tekemättä harvoin siksi ettei niitä osattaisi — useammin siksi, ettei kukaan ole niistä vastuussa, tai siksi että järjestelmään kirjautuminen tuntuu liian isolta vaivalta kiireisen päivän keskellä.

Kotisivut.fi-palvelussa päivitykset hoituvat meidän kautta. Kerrot muutostoiveen sähköpostilla tai puhelimessa, me toteutamme sen — sinun ei tarvitse opetella mitään järjestelmää etkä tarvitse omaa markkinointiosastoa. Käytännössä se tarkoittaa, että päivittäminen vie sinulta yhden viestin verran aikaa.

• 25 €/kk ylläpito — sisältää palvelimen, verkkotunnuksen, varmuuskopiot, tietoturvan ja yhden yhteystiedon päivityksen kuukaudessa.
• Päivityspaketti +20 €/kk — yhteensä 45 €/kk, jolloin kuukaudessa sisältyy 30 minuuttia muutostyötä: tekstipäivitykset, kuvanvaihdot ja sisältömuutokset.
• Laajemmat työt 70 €/h — esimerkiksi uudet sivut tai isommat sisältökokonaisuudet.

Kolmen vuoden ajanjaksolla ylläpito on kokonaisuutena maltillinen kuluerä, ja se kattaa kaiken sen mistä muuten maksaisi erikseen tai mitä joutuisi tekemään itse. Mitä ylläpitoon kuuluu, on avattu tarkemmin artikkelissa mitä kotisivujen ylläpito sisältää. Itse sivut maksavat kertaluonteisesti 350 €, ja koko palvelun kokonaisuuden näet sivulta yrityksen kotisivut.

Näin etenet

1. Käy sivut kerran läpi. Lue kotisivusi asiakkaan silmin ja merkitse muistiin kaikki tieto, joka on vanhentunut tai puuttuu.
2. Korjaa yhteystiedot ensin. Puhelinnumero, sähköposti, osoite ja aukioloajat ovat se tieto, jota asiakas oikeasti etsii.
3. Sovi kevyt tarkistusväli. Merkitse kalenteriin muistutus muutaman kuukauden välein — kymmenen minuutin silmäys riittää useimmiten.
4. Sovi kuka päivitykset tekee. Selkeä vastuunjako pitää sivut ajan tasalla myös kiireisenä aikana.

Usein kysyttyä

Kuinka usein yrityksen kotisivut kannattaa päivittää?

Kolme eri tahtia toimii useimmille: yhteystiedot ja aukioloajat heti kun ne muuttuvat, sisältö kuten palvelut, hinnasto ja kuvat muutaman kuukauden välein, ja koko ilme noin kolmen–viiden vuoden välein. Suurin osa päivityksistä on pieniä tekstikorjauksia, ei uutta sivustoa.

Onko kotisivujen päivittäminen sama asia kuin uusiminen?

Ei ole. Päivittäminen tarkoittaa nykyisen sivuston tietojen ja sisällön pitämistä ajan tasalla. Uusiminen tarkoittaa rakenteen ja ulkoasun rakentamista uudelleen. Säännöllinen päivittäminen siirtää uusimisen tarvetta kauemmas, koska sivusto ei ehdi vanhentua kerralla.

Vaikuttaako päivitystahti Googlessa näkymiseen?

Ajantasaisuus tukee näkyvyyttä, mutta pelkkä päivämäärän muuttaminen ei auta. Google ohjeistaa pitämään sisällön paikkansapitävänä ja hyödyllisenä lukijalle. Käytännössä hyöty tulee siitä, että sivulla oleva tieto vastaa sitä mitä asiakas etsii — vanhentunut hinnasto tai väärä puhelinnumero maksaa enemmän kuin mikään tekninen yksityiskohta.

Mitä kotisivuilla kannattaa päivittää useimmin?

Yhteystiedot, aukioloajat ja palveluvalikoima. Ne ovat tietoja, joiden takia asiakas sivulle tuli. Hinnasto kannattaa tarkistaa aina kun hinnat muuttuvat, ja kuvat sekä asiakastarinat silloin kun uutta näytettävää kertyy.

Kuka kotisivujen päivitykset käytännössä tekee?

Kotisivut.fi-palvelussa päivitykset hoituvat meidän kautta — kerrot muutostoiveen sähköpostilla tai puhelimessa, me toteutamme sen. Sinun ei tarvitse opetella mitään järjestelmää. Yksi yhteystiedon päivitys kuukaudessa sisältyy 25 €/kk ylläpitoon.

Yhteenveto: pieni rutiini pitää sivut myyntikunnossa

Kotisivujen päivittäminen ei ole projekti vaan tapa. Yhteystiedot korjataan heti, sisältö tarkistetaan muutaman kuukauden välein ja ilmeeseen palataan vuosien päästä. Tällä rytmillä sivusto pysyy jatkuvasti siinä kunnossa, että asiakas löytää etsimänsä ja ottaa yhteyttä.

Jos päivittäminen tuntuu siltä työltä joka jää aina viimeiseksi, sen voi myös ulkoistaa. Me Kotisivut.fi-palvelussa teemme sivut puolestasi ja hoidamme muutokset ylläpidon kautta — näet esikatselun 1–2 arkipäivässä ja päätät vasta sen jälkeen.