Kenen omistuksessa yrityksen kotisivut ovat?

Kotisivujen omistus huomataan lähes aina väärään aikaan: silloin, kun toimittajaa halutaan vaihtaa. Siihen asti asia ei ole näkynyt mitenkään, koska sivut ovat toimineet ja laskut tulleet ajallaan. Vasta siirtoa yritettäessä selviää, että verkkotunnus onkin rekisteröity jonkun muun nimiin tai että sisältöä ei saa ottaa mukaan.

Omistus ei ole yksi asia vaan neljä erillistä: verkkotunnus, sisältö, sivuston tekninen toteutus ja niihin liittyvät tilit. Ne voivat olla eri tahoilla samaan aikaan. Tässä artikkelissa käydään läpi mikä kuuluu kenelle, miten tilanteen tarkistaa ja mitä sopimukseen kannattaa kirjata. Kotisivut.fi hoitaa näitä siirtoja säännöllisesti uusien asiakkaiden kanssa, joten tiedämme mitkä kohdat tuottavat ongelmia.

Neljä asiaa, joilla on eri omistaja

Kun puhutaan kotisivujen omistuksesta, puhutaan tosiasiassa neljästä erillisestä asiasta. Ne kannattaa käsitellä yksitellen, koska niiden säännöt ovat erilaiset.

Verkkotunnus eli osoite on näistä tärkein. Se on rekisteröity jonkun nimiin, ja se joku voi siirtää tai jättää uusimatta sen. Sisältö tarkoittaa tekstejä, kuvia ja logoa, ja siihen sovelletaan tekijänoikeutta. Sivuston tekninen toteutus on se mitä toimittaja on rakentanut. Tilit ovat palvelintila, Google-yritysprofiili ja kävijäseuranta, ja niissä ratkaisee se, kenen sähköpostiosoitteella ne on luotu.

Tavallinen tilanne pienyrityksessä on, että yrittäjä omistaa näistä yhden tai kaksi ja luulee omistavansa kaikki neljä.

Verkkotunnus: tarkista tämä ensin

Verkkotunnus on yrityksen tunnetuin digitaalinen omaisuus. Se on painettu käyntikortteihin, se näkyy mainoksissa ja asiakkaat muistavat sen. Juuri siksi sen menettäminen on kalleinta.

Fi-päätteisellä verkkotunnuksella on aina merkitty haltija. Jos haltijaksi on merkitty yrityksesi, tilanne on kunnossa. Jos siinä lukee toimittajan tai jonkun muun nimi, verkkotunnus ei käytännössä ole hallinnassasi. Kävimme haltijan tarkistamisen ja väärän haltijatiedon korjaamisen vaihe vaiheelta läpi artikkelissa kuka omistaa yrityksen verkkotunnuksen, joten tässä riittää tieto siitä että asia kannattaa tarkistaa.

Erottele kaksi asiaa toisistaan: haltija ja tekninen ylläpitäjä. On täysin normaalia ja usein järkevää, että toimittaja hoitaa verkkotunnuksen teknisen puolen. Olennaista on, että haltijaksi on merkitty yritys. Näin ylläpito voi vaihtua ilman että osoitteesta tarvitsee neuvotella.

Jos haltijatieto on väärä, pyydä sen korjaamista kirjallisesti. Useimmiten kyse ei ole tahallisuudesta vaan siitä, että tunnus rekisteröitiin aikoinaan nopeasti toimittajan tunnuksilla. Kävimme verkkotunnuksen perusasiat läpi tarkemmin artikkelissa domain ja verkkotunnus yritykselle.

Tekstit, kuvat ja logo

Sisällön kohdalla lähtökohta on toinen kuin verkkotunnuksessa. Tekijänoikeus syntyy sille joka teoksen tekee, eli tekstit kirjoittaneelle ja kuvat ottaneelle. Jos toimittaja on tuottanut sisällön, oikeudet ovat lähtökohtaisesti hänellä, vaikka olisit maksanut työstä.

Tämä ei ole ongelma jos siitä on sovittu. Ratkaisu on yksi lause sopimuksessa: sisällön käyttöoikeus siirtyy tilaajalle eikä se rajoitu siihen, että sivut pysyvät toimittajan ylläpidossa. Ilman tätä lausetta voit joutua tilanteeseen, jossa tekstit pitää kirjoittaa uudestaan toimittajan vaihtuessa.

Kuvissa kannattaa kysyä erikseen, ovatko ne kuvapankkikuvia vai itse otettuja. Kuvapankkikuvien käyttöoikeus on usein sidottu siihen tiliin, jolla ne on hankittu, jolloin niitä ei voi siirtää sellaisenaan. Itse otetuissa valokuvissa asia ratkeaa sopimuksella. Aiheesta lisää artikkelissa mistä ilmaisia kuvia kotisivuille.

Logo kannattaa pyytää erikseen alkuperäisessä muodossaan, ei pelkästään sivuilta poimittuna kuvana. Sitä tarvitaan myöhemmin muuallakin kuin verkossa.

Tilit ja pääsyt

Kotisivujen ympärille kertyy vuosien varrella tilejä, joita kukaan ei erikseen ajattele, ennen kuin niihin tarvitaan pääsy. Tavallisimmat ovat verkkotunnuksen rekisteröintipalvelu, palvelintila, Google-yritysprofiili ja mahdollinen kävijäseuranta.

Sääntö on yksinkertainen: tilit luodaan yrityksen omalla sähköpostiosoitteella, vaikka toimittaja niitä käytännössä hoitaisi. Silloin pääsy säilyy sinulla riippumatta siitä kuka työn tekee. Jos tili on luotu toimittajan henkilökohtaisella osoitteella, sen siirtäminen on myöhemmin joko hankalaa tai mahdotonta.

Google-yritysprofiili kannattaa nostaa tässä erikseen. Se on monelle pienyritykselle tärkein yksittäinen näkyvyyden lähde, ja sen omistajuus on usein epäselvä. Profiilin hallinta kannattaa varmistaa omaan käyttöön, ja siihen voi lisätä toimittajan erillisenä käyttäjänä. Kävimme profiilin perustamisen läpi artikkelissa Google-yritysprofiili, näin luot sen.

Sivuston tekninen toteutus: mitä siitä saa mukaansa

Tämä on neljästä kohdasta se, jota ostaja ymmärtää huonoiten ja joka aiheuttaa eniten väärinkäsityksiä. Moni olettaa, että sivuston maksamisen jälkeen koko toteutus on hänen omaisuuttaan ja siirrettävissä sellaisenaan toiselle toimittajalle. Käytännössä tilanne on monimutkaisempi.

Sivusto rakennetaan lähes aina jonkin valmiin pohjan tai järjestelmän päälle. Se osa, joka on toimittajan omaa työtä yrityksellesi, on yleensä siirrettävissä. Se osa, joka on hänen käyttämäänsä valmista tekniikkaa tai maksullisia lisäosia, ei välttämättä ole, koska lisenssi on hänen nimissään.

Käytännön kannalta olennaista ei kuitenkaan ole tekniikka vaan sisältö ja rakenne. Jos saat tekstit, kuvat ja tiedon siitä miten sivut on jäsennelty, uusi toimittaja pystyy rakentamaan vastaavan sivuston ilman vanhaa toteutusta. Siksi sopimuksessa kannattaa vaatia nimenomaan sisällön saamista, ei teknistä tiedostopakettia, jota et osaisi käyttää.

Kysy siis ennen tilausta yksi kysymys: jos lopetan, saanko tekstit ja kuvat käyttööni sellaisessa muodossa että toinen tekijä voi käyttää niitä? Myöntävä vastaus riittää. Jos vastaus on kiertelevä, se kertoo enemmän kuin mikään sopimuspykälä.

Mitä sopimukseen kannattaa kirjata

Kolme lausetta riittää. Ne voi pyytää lisättäväksi mihin tahansa kotisivusopimukseen, eikä pyyntö ole epätavallinen.

Verkkotunnuksen haltija on tilaaja. Toimittaja voi hoitaa teknisen ylläpidon, mutta haltijatietona on yritys.

Sisällön käyttöoikeus siirtyy tilaajalle. Tekstit, kuvat ja logo jäävät käyttöösi myös sopimuksen päätyttyä.

Sopimuksen päättyessä tilaaja saa sivuston sisällön käyttöönsä. Sovi myös missä muodossa ja missä ajassa.

Jos toimittaja kieltäytyy kirjaamasta näitä, se on itsessään vastaus. Useimmat kirjaavat ne mielellään, koska ne ovat alalla tavanomaisia.

Huomaa, että nämä lauseet eivät estä toimittajaa hoitamasta sivuja käytännössä. Ne koskevat vain sitä, kenellä oikeudet ovat siinä tilanteessa että yhteistyö päättyy. Hyvälle toimittajalle se ei ole ongelma, koska hänen tavoitteensa on pitää asiakas tyytyväisenä eikä sitoa tätä paikalleen.

Jos omistus onkin väärällä taholla

Tilanne on korjattavissa useammin kuin yrittäjä luulee. Aloita kysymällä suoraan ja asiallisesti: pyydä verkkotunnuksen haltijatiedon muutosta yrityksen nimiin ja kirjallinen vahvistus siitä, että sisältö on käytettävissäsi.

Useimmiten tämä riittää. Jos ei riitä, vaihtoehtoja on kaksi. Verkkotunnuksen voi siirtää siirtoavaimella toiselle palveluntarjoajalle, jos olet haltija. Jos et ole haltija, siirtoa ei voi tehdä ilman haltijan myötävaikutusta, ja tuolloin kannattaa selvittää mihin sopimukseen nykytilanne perustuu.

Äärimmäisessä tilanteessa yritys voi joutua ottamaan käyttöön uuden osoitteen. Se ei ole maailmanloppu, mutta se maksaa näkyvyydessä ja vaatii vanhojen osoitteiden ohjaamisen uusiin. Siksi tarkistus kannattaa tehdä, ennen kuin tilanne on päällä.

Usein kysytyt kysymykset

Mitkä neljä asiaa kotisivuissa omistetaan erikseen?

Verkkotunnus, sisältö eli tekstit ja kuvat, sivuston tekninen toteutus sekä siihen liittyvät tilit kuten palvelintila ja Google-yritysprofiili. Nämä voivat olla eri tahoilla samaan aikaan, ja tavallinen tilanne on että yrittäjä omistaa niistä yhden tai kaksi mutta luulee omistavansa kaikki.

Mitä sopimukseen kannattaa kirjata omistuksesta?

Kolme lausetta riittää: verkkotunnuksen haltija on tilaaja, sisällön käyttöoikeus siirtyy tilaajalle, ja sopimuksen päättyessä tilaaja saa sivuston sisällön käyttöönsä. Nämä ovat alalla tavanomaisia, ja useimmat toimittajat kirjaavat ne pyydettäessä.

Kuka omistaa kotisivujen tekstit ja kuvat?

Tekijänoikeus syntyy tekijälle, joten jos toimittaja kirjoittaa tekstit tai kuvaa valokuvat, oikeudet ovat lähtökohtaisesti hänellä. Käyttöoikeuden siirrosta kannattaa sopia kirjallisesti sopimuksessa, jotta voit käyttää sisältöä myös toimittajan vaihtuessa.

Saanko kotisivut mukaani jos vaihdan toimittajaa?

Se riippuu sopimuksesta. Kysy ennen tilausta, mitä saat mukaasi ja missä muodossa jos yhteistyö päättyy. Vastauksen pitäisi olla selkeä eikä siihen pitäisi liittyä erillistä lunastusmaksua. Varmista vähintään verkkotunnus, sisältö ja kuvat.

Mitä tilejä kotisivuihin liittyy ja kenen pitäisi hallita niitä?

Tavallisimmat ovat verkkotunnuksen rekisteröinti, palvelintila, Google-yritysprofiili ja mahdollinen kävijäseuranta. Ne kannattaa olla yrityksesi omalla sähköpostiosoitteella, vaikka toimittaja niitä käytännössä hoitaisi. Silloin pääsy säilyy sinulla.

Yhteenveto: tarkista, ennen kuin se on ajankohtaista

Kotisivujen omistus on asia, joka maksaa mitään vasta silloin, kun se on väärin. Verkkotunnuksen haltijan tarkistus vie minuutin, ja kolme lausetta sopimuksessa ratkaisee loput. Molemmat ovat helppoja nyt ja hankalia siinä vaiheessa, kun sivuja ollaan siirtämässä.

Muut ostoprosessin vaiheet, tarjouspyynnöstä valmiin työn tarkistukseen, käymme läpi kotisivujen ostajan oppaassa.