Ilmainen sähköposti omalla domainilla?

Ilmainen sähköposti omalla domainilla on haku, johon rehellinen vastaus on kaksiosainen. Itse postilaatikon saa monessa tapauksessa ilman erillistä kuukausimaksua, mutta verkkotunnus on aina maksullinen. Osoite muotoa etunimi@yrityksesi.fi perustuu verkkotunnukseen, ja Traficomin mukaan fi-verkkotunnus on voimassa määräajan, 1–5 vuotta kerrallaan.

Olemme Kotisivut.fi-palvelussa rekisteröineet verkkotunnuksia sadoille pienyrityksille, ja sama kysymys toistuu lähes joka kerta: voiko yrityksen sähköpostiosoitteen saada maksutta. Tässä artikkelissa käymme läpi, mitä sana ilmainen tässä yhteydessä tarkoittaa, mistä kulu oikeasti syntyy ja mitä maksuttomimmissa vaihtoehdoissa jää saamatta. Jos etsit perusohjetta siihen, miten osoite luodaan ja otetaan käyttöön, se löytyy artikkelista yrityksen sähköposti omalla domainilla.

Mitä ilmainen sähköposti omalla domainilla käytännössä tarkoittaa

Yrityssähköposti omalla verkkotunnuksella koostuu kahdesta erillisestä osasta, ja vain toinen niistä voi olla maksuton. Ensimmäinen osa on verkkotunnus, eli @-merkin jälkeinen loppuosa. Toinen osa on postilaatikko, eli se tila, johon viestit saapuvat. Kun joku lupaa ilmaisen sähköpostin omalla domainilla, lupaus koskee lähes aina vain jälkimmäistä.

Kaksi osaa, joista vain toinen voi olla maksuton

Verkkotunnus on varaus julkisessa rekisterissä. Se ei ole ohjelma eikä tallennustila, vaan yksinoikeus tiettyyn osoitteeseen määräajaksi. Postilaatikko taas on tavallista palvelintilaa, ja sellaista tilaa on usein jo valmiina siellä, missä kotisivutkin sijaitsevat. Tästä syntyy se tilanne, jossa postilaatikosta ei tule erillistä laskua, mutta osoitteen loppuosasta tulee.

Sanalla ilmainen on kolme eri merkitystä

Kun palvelu kertoo tarjoavansa maksuttoman sähköpostin omalla verkkotunnuksella, kyse on yleensä yhdestä kolmesta asiasta. Kannattaa selvittää, mistä niistä on kyse, ennen kuin yrityksen viestintä rakennetaan sen varaan.

• Sisältyy toiseen tuotteeseen. Postilaatikko tulee palvelintilan tai kotisivupaketin mukana, eikä siitä laskuteta erikseen. Tämä on yleisin muoto ja myös kestävin, koska hinta on jo sovittu jossain muualla.
• Maksuton kokeilujakso. Ensimmäiset viikot tai kuukaudet ovat veloituksettomia, minkä jälkeen hinnoittelu alkaa normaalisti. Kokeiluun tämä sopii, pysyvään ratkaisuun harvemmin.
• Aidosti maksuton mutta rajattu taso. Käytössä on esimerkiksi yksi osoite ja pieni tallennustila. Yhden hengen yritykselle se voi riittää pitkäänkin.

Verkkotunnus on se osa, joka maksaa aina

Oma verkkotunnus on ainoa asia, jota yrityssähköpostissa ei voi kiertää. Ilman sitä osoite on jonkun toisen verkkotunnuksessa, jolloin kyse ei enää ole omasta domainista. Verkkotunnuksen hankkiminen taas on aina maksullinen toimenpide, ja maksu toistuu voimassaolon päättyessä.

Tunnus hankitaan välittäjän kautta

Fi-verkkotunnuksen hankit verkkotunnusvälittäjältä, joka rekisteröi sen puolestasi. Traficom huomauttaa samalla sivulla, että välittäjä tarjoaa usein myös muita oheispalveluja, kuten sähköpostin, nimipalvelimet ja verkkosivutilaa. Juuri tästä syntyy se tavallinen tilanne, jossa postilaatikko tulee kaupan päälle: sama toimija hoitaa molemmat, eikä postia yleensä laskuteta erikseen.

Traficomin ohje muistuttaa myös, että kaikki muutokset verkkotunnukseen tehdään välittäjän kautta. Yhteystietojen päivitys, voimassaolon uusiminen, siirrot ja välittäjän vaihto kulkevat samaa reittiä. Tämä on hyvä tietää etukäteen, koska sähköpostin toimivuus riippuu näistä asetuksista. Sama koskee voimassaoloa: jos verkkotunnus vanhenee, myös sähköpostit lakkaavat tulemasta perille.

Päätteen valinta ei muuta perusasetelmaa

Moni pohtii, kannattaako valita .fi vai jokin muu pääte. Hintaero on yleensä pieni ja asetelma sama: jokainen pääte on maksullinen, ja jokainen uusitaan määräajoin. Valinnan perusteet kokosimme artikkeliin .fi vai .com -verkkotunnus, ja verkkotunnuksen perusasiat artikkeliin domain ja verkkotunnus yritykselle.

Mistä yrityssähköpostin kulu oikeasti syntyy

Kun sähköpostin kokonaiskustannus puretaan osiin, jäljelle jää kolme riviä. Ensimmäinen niistä on väistämätön, ja kahden muun suuruus riippuu siitä, millaista palvelua yritys tarvitsee.

1. Verkkotunnuksen jatkuva maksu

Verkkotunnuksen vuosimaksu on pieni summa, mutta se toistuu niin kauan kuin osoite on käytössä. Jos yritykselläsi on jo kotisivut, tämä kulu on todennäköisesti jo olemassa eikä sähköposti lisää sitä lainkaan. Sama verkkotunnus palvelee yhtä aikaa sivuja ja postia, eikä niitä varten hankita kahta eri tunnusta.

2. Postilaatikon tila ja ominaisuudet

Perusviestintään riittävä laatikko tulee usein palvelintilan mukana ilman lisähintaa. Jos tarvitset jaetun kalenterin, isomman tallennustilan tai useita käyttäjiä, niihin on tarjolla yrityksille suunnattuja pilvipalveluita, joiden hinta määräytyy yleensä käyttäjien määrän mukaan. Raja kulkee yleensä siinä, montako henkilöä yrityksessä työskentelee.

3. Käyttöönottoon menevä aika

Kolmas kulu ei näy laskulla lainkaan. Osoitteen luominen, verkkotunnuksen postiasetusten säätäminen ja laitteiden yhdistäminen vievät aikaa, ja jos asia on uusi, aikaa kuluu enemmän kuin arvaisi. Tämä on sama ilmiö kuin ilmaisissa kotisivuissa: nollahinta tarkoittaa usein sitä, että työ siirtyy yrittäjälle itselleen.

Milloin postilaatikon saa ilman erillistä kuukausimaksua

Postilaatikko on useimmiten maksuton silloin, kun se tulee jonkin toisen tuotteen mukana. Kolme tilannetta toistuu pienyrityksissä, ja kaikissa kolmessa yritys maksaa vain verkkotunnuksesta.

• Posti sisältyy palvelintilaan. Kotisivujen palvelintilassa on lähes aina myös postipalvelu. Kun sivut ovat jo olemassa, uuden osoitteen luominen on käytännössä muutaman minuutin toimenpide.
• Osoite on ohjaus toiseen laatikkoon. Kevyin muoto on alias, jossa osoitteeseen info@yrityksesi.fi tulevat viestit ohjataan olemassa olevaan postilaatikkoosi. Osoite näkyy asiakkaalle ammattimaisena, vaikka viestit luetaan tutussa paikassa.
• Maksuton taso yhdelle käyttäjälle. Osa palveluista antaa yhden osoitteen ja pienen tallennustilan ilman maksua. Yhden hengen yritykselle tämä riittää usein vuosiksi.

Alias kannattaa huomioida erikseen, koska se ratkaisee yllättävän monta tilannetta. Sen avulla yritys saa käyttöönsä useita osoitteita, kuten myynti@ ja laskutus@, ilman että jokaiselle rakennetaan oma postilaatikko. Viestit kertyvät yhteen paikkaan, ja asiakkaalle näkyvä osoite on silti yrityksen oma.

Mitä maksuttomimmissa vaihtoehdoissa jää saamatta

Maksuton postilaatikko on aito vaihtoehto, ja moni pienyritys pärjää sillä hyvin. Kannattaa silti tietää etukäteen, mitkä asiat rajautuvat pois, jotta valinta on tietoinen eikä yllätys puolen vuoden päästä.

Tallennustila ja viestihistoria

Maksuttomissa tasoissa tila on tyypillisesti pieni. Yrityksen sähköposti täyttyy nopeammin kuin henkilökohtainen, koska liitteitä tulee ja lähtee jatkuvasti. Kun tila loppuu, viestit alkavat palautua lähettäjälle, ja se on kiusallinen tilanne juuri asiakasviestinnässä. Siksi tallennustilan koko kannattaa katsoa, ennen kuin osoite otetaan käyttöön.

Tuki, kun viesti ei kulje perille

Sähköpostin perillemeno ei ole itsestäänselvyys, ja ongelmatilanteessa ratkaisu löytyy usein verkkotunnuksen asetuksista. Maksuttomassa palvelussa selvitystyö on yleensä itsepalvelua, kun taas maksullisessa joku katsoo asetukset puolestasi. Pienyrittäjälle ero on käytännössä se, kuluuko ilta ohjeartikkeleiden parissa vai ei.

Hallinta ja jatkuvuus

Tärkein ero ei kuitenkaan koske postilaatikkoa vaan verkkotunnusta. Traficom kuvaa, että verkkotunnuksen päätyessä ulkopuolisen haltuun pääsy organisaation verkkosivuille voi estyä ja sähköpostiliikenne pysähtyä. Tämä on syy siihen, miksi verkkotunnus kannattaa rekisteröidä yrityksen omiin nimiin eikä palveluntarjoajan. Aiheesta lisää artikkeleissa kenen omistuksessa kotisivut ovat ja verkkotunnushuijaus.

Kenelle kevyin ratkaisu riittää

Maksuton postilaatikko omalla verkkotunnuksella on hyvä valinta useammin kuin yleensä oletetaan. Näissä tilanteissa se toimii pitkään eikä siitä tarvitse luopua:

• Yhden hengen yritys, jossa viestintä kulkee yhden osoitteen kautta ja liitteitä liikkuu vähän.
• Toiminta on alkuvaiheessa ja kulut halutaan pitää minimissä, kunnes ensimmäiset asiakkaat on hankittu.
• Viestintä on kevyttä, esimerkiksi yhteydenottopyyntöjä kotisivujen lomakkeelta ja muutamia vastauksia päivässä.
• Kalenteria ja jaettuja laatikoita ei tarvita, koska työtä ei koordinoida usean henkilön kesken.

Kun yritykseen tulee toinen tai kolmas henkilö, tilanne muuttuu. Silloin jaettu kalenteri, yhteinen info-laatikko ja isompi tallennustila säästävät työaikaa niin paljon, että pieni kuukausimaksu maksaa itsensä takaisin. Vaihdos onnistuu myöhemminkin, koska osoite itsessään säilyy samana.

Mitä Kotisivut.fi-palveluun kuuluu ja mitä ei

Kotisivut saat Kotisivut.fi-palvelusta hintaan alkaen 350 € + 25 €/kk, ja hintaan kuuluu oma verkkotunnus sinun nimissäsi. Juuri se on yrityssähköpostin perusta: kun tunnus on olemassa ja omissa nimissäsi, osoitteen etunimi@yrityksesi.fi voi liittää siihen milloin tahansa.

Verkkotunnus kuuluu hintaan, sähköposti ei

Sähköposti ei sisälly 25 €/kk:n ylläpitoon. Hankit postipalvelun itse valitsemastasi paikasta, ja se liitetään samaan verkkotunnukseen. Tämä on tietoinen valinta: koska verkkotunnus on sinun, voit valita palvelun tarpeesi mukaan ja vaihtaa sitä myöhemmin ilman että osoite muuttuu. Ylläpidon sisältö on kuvattu tarkemmin artikkelissa mitä kotisivujen ylläpito sisältää.

Mistä kotisivujen hinta muodostuu

Kotisivujen kustannus koostuu kolmesta osasta: sivujen tekemisestä, jatkuvasta ylläpidosta ja omasta ajastasi. Ylläpitoon kuuluvat verkkotunnus, suomalainen palvelin, päivittäiset varmuuskopiot, tietoturvapäivitykset ja tekninen tuki. Kuukausihinta ei siis ole sivuston vuokra, vaan se kattaa kaiken sen, mistä tee itse -ratkaisussa maksettaisiin erikseen tai mikä tehtäisiin itse. Hintojen erot avasimme sivulla edulliset kotisivut ja paketin sisällön artikkelissa kotisivupaketti yritykselle.

Näet esikatselun kotisivuistasi 1–2 arkipäivässä, ennen kuin päätät mitään. Esikatselu on maksuton ja sitoumukseton, ja saat sen valmiilla teksteillä ja kuvilla, joten oma työsi jää muutamaan kommenttiin.

Usein kysyttyä

Saako sähköpostin omalla domainilla täysin ilmaiseksi?

Postilaatikon saa monessa tapauksessa ilman erillistä kuukausimaksua, koska se sisältyy palvelintilaan. Verkkotunnus sen sijaan on aina maksullinen: Traficomin mukaan fi-verkkotunnus rekisteröidään määräajaksi, 1–5 vuodeksi kerrallaan, ja se hankitaan verkkotunnusvälittäjältä. Täysin maksutonta kokonaisuutta ei siis ole, mutta kulu on pieni ja ennakoitava.

Miksi verkkotunnus maksaa, vaikka postilaatikko ei maksaisi?

Verkkotunnus on varaus julkisessa rekisterissä, ei ohjelma tai tallennustila. Varaus on voimassa määräajan ja se uusitaan välittäjän kautta. Postilaatikko taas on tila palvelimella, ja sellaista tilaa on usein jo valmiina kotisivujen palvelintilassa, joten siitä ei tule erillistä laskua.

Mitä ilmaisissa sähköpostivaihtoehdoissa jää yleensä saamatta?

Tyypillisesti kolme asiaa: tallennustilaa on vähän, osoitteita saa vain rajatun määrän, ja tuki on itsepalvelua. Lisäksi maksuttomissa paketeissa on harvoin kalenteria tai jaettuja laatikoita, joita useamman hengen yritys yleensä kaipaa.

Kuuluuko sähköposti Kotisivut.fi-palvelun hintaan?

Ei kuulu. Kotisivut.fi:n hintaan kuuluvat kotisivut ja oma verkkotunnus sinun nimissäsi. Sähköpostin hankit valitsemastasi palvelusta ja se liitetään samaan verkkotunnukseen. Koska verkkotunnus on sinun, palvelun voi valita tai vaihtaa milloin vain.

Voiko yrityssähköpostin aloittaa maksutta ja siirtyä myöhemmin maksulliseen?

Voi. Kun verkkotunnus on omissa nimissäsi, osoite etunimi@yrityksesi.fi säilyy samana, vaikka vaihtaisit postipalvelua. Siirto tarkoittaa käytännössä vanhojen viestien kopiointia ja verkkotunnuksen postiasetusten päivittämistä. Osoitetta itseään ei tarvitse vaihtaa, joten asiakkaille ei tule ilmoitettavaa.

Mitä tapahtuu sähköpostille, jos verkkotunnuksen voimassaolo katkeaa?

Sähköposti lakkaa kulkemasta, koska osoitteen loppuosa lakkaa osoittamasta mihinkään. Traficom muistuttaa, että jos verkkotunnus päätyy ulkopuolisen haltuun, sähköpostiliikenne voi pysähtyä ja pääsy verkkosivuille estyä. Siksi uusiminen ja yhteystietojen ajantasaisuus kannattaa pitää kunnossa.

Yhteenveto: postilaatikko voi olla maksuton, verkkotunnus ei

Ilmainen sähköposti omalla domainilla on osittain mahdollinen. Postilaatikon saa usein ilman erillistä kuukausimaksua, ja alias-osoitteilla yritys saa käyttöönsä useita ammattimaisia osoitteita ilman lisäkuluja. Verkkotunnus sen sijaan on maksullinen varaus, joka uusitaan määräajoin, joten täysin maksutonta kokonaisuutta ei ole olemassa.

Hyvä uutinen on se, että kulu on pieni ja useimmilla yrityksillä jo olemassa. Kun Kotisivut.fi tekee kotisivut, verkkotunnus rekisteröidään sinun nimiisi ja kuuluu hintaan, jolloin yrityksen sähköpostiosoitteelle on valmis pohja. Näet esikatselun 1–2 arkipäivässä ja päätät vasta sen jälkeen.