Ajanvaraus kotisivuille: vaihtoehdot yrittäjälle

Ajanvaraus kotisivuille tarkoittaa tapaa, jolla asiakas varaa palvelusi ajan suoraan verkosta silloin, kun hänelle sopii, eikä hänen tarvitse soittaa. Se voidaan hoitaa kolmella tavalla: klikattavalla puhelinnumerolla, sähköisellä yhteydenottolomakkeella tai sähköisellä varausjärjestelmällä, joka näyttää vapaat ajat kalenterista. Oikea valinta riippuu siitä, kuinka paljon varauksia yritykseesi tulee ja miten paljon aikaa niiden sovittelu vie.

Moni palveluyrittäjä miettii, tarvitseeko sivuille sähköisen ajanvarauksen vai riittääkö lomake, ja jos järjestelmä tarvitaan, millainen. Tässä oppaassa käymme läpi vaihtoehdot selkokielellä, kerromme, mitä varausjärjestelmän valinnassa kannattaa katsoa ja miten varaustoiminto liitetään sivuille. Kotisivut.fi-palvelussa olemme rakentaneet 300+ kotisivua pienyrityksille, ja tämä ohje on koottu niistä kokemuksista.

Mitä ajanvaraus kotisivuilla tarkoittaa?

Ajanvaraus kotisivuilla tarkoittaa sitä, että asiakas voi varata palvelusi ajan verkosta ilman puhelinsoittoa. Käytännössä se voi olla mitä tahansa yksinkertaisesta yhteydenottolomakkeesta täyteen kalenterinäkymään, jossa asiakas näkee vapaat ajat ja valitsee itselleen sopivan. Yhteistä kaikille tavoille on, että ne madaltavat varaamisen kynnystä: asiakkaan ei tarvitse odottaa aukioloaikaa tai jonottaa puhelimessa.

Sähköisen ajanvarauksen suurin hyöty on ajankohta. Moni varaus tehdään iltaisin ja viikonloppuisin, jolloin yritys ei vastaa puhelimeen. Kun varaaminen onnistuu sivuilta ympäri vuorokauden, et menetä asiakasta kilpailijalle vain siksi, että puhelu jäi soittamatta. Sama pätee laajemmin siihen, miten yritys saa lisää asiakkaita verkosta, sillä helppo yhteydenotto muuttaa kävijän asiakkaaksi.

Mitä hyötyä sähköisestä ajanvarauksesta on?

Sähköinen ajanvaraus hyödyttää sekä asiakasta että yrittäjää. Asiakas saa varattua ajan silloin, kun se hänelle sopii, ja yrittäjältä vapautuu aikaa itse työhön, kun varaukset eivät katkaise päivää jatkuvilla puheluilla. Kolme konkreettista hyötyä toistuu kokemuksemme mukaan lähes kaikilla palvelualoilla.

Varauksia myös aukioloaikojen ulkopuolella

Kun asiakas päättää varata ajan, hän tekee sen usein illalla tai viikonloppuna, juuri silloin, kun yritys ei vastaa puhelimeen. Sähköinen varaus ottaa varauksen vastaan ympäri vuorokauden, joten et menetä asiakasta vain siksi, ettei puheluun ehditty vastata. Moni varaus jäisi kokonaan tekemättä, jos ainoa vaihtoehto olisi soittaa virka-aikaan.

Vähemmän aikaa puhelimessa

Kun asiakas varaa ajan itse lomakkeella tai kalenterista, yrittäjän ei tarvitse sovitella aikoja puhelimessa yksitellen. Tämä tarkoittaa vähemmän keskeytyksiä työpäivään ja enemmän aikaa varsinaiseen työhön. Erityisesti yhden hengen yrityksessä jokainen säästetty puhelu on suoraan pois laskutettavasta työajasta.

Selkeämpi kalenteri ja vähemmän peruuntumisia

Kun varaukset kirjautuvat yhteen paikkaan, päällekkäisiä aikoja ei synny yhtä helposti. Monet varausjärjestelmät lähettävät asiakkaalle myös automaattisen muistutuksen, mikä vähentää unohtuneita aikoja ja tyhjiä varauksia. Se on suoraan pois hukatusta työajasta ja pitää kalenterin ajan tasalla ilman erillistä muistuttelua.

Kolme tapaa hoitaa ajanvaraus

Ajanvaraukseen ei ole yhtä oikeaa tapaa. Sopivin tapa riippuu palvelustasi, varausmääristä ja siitä, kuinka paljon aikoja sovitellaan etukäteen. Kolme yleisintä tapaa ovat puhelin, sähköinen lomake ja varausjärjestelmä.

1. Klikattava puhelinnumero

Yksinkertaisin tapa on iso, klikattava puhelinnumero näkyvällä paikalla. Asiakas painaa numeroa puhelimessaan ja soitto lähtee. Tämä sopii palveluihin, joissa varaus vaatii keskustelua, esimerkiksi arvion tekemistä, aikataulun sovittelua tai tarpeen kartoitusta. Puhelin on myös monelle asiakkaalle tutuin tapa, joten se kannattaa pitää sivuilla mukana muiden vaihtoehtojen rinnalla.

2. Sähköinen yhteydenotto- ja ajanvarauslomake

Lomake on hyvä keskitie. Asiakas jättää yhteystietonsa, toivotun ajan ja lyhyen kuvauksen tarpeestaan, ja sinä vahvistat ajan hänelle takaisin. Lomake toimii ympäri vuorokauden eikä vaadi erillistä järjestelmää tai kuukausimaksua, koska se sisältyy kotisivuihin. Monelle pienyritykselle selkeä lomake on paras tapa aloittaa, koska se on vaivaton sekä asiakkaalle että yrittäjälle. Lomakkeen tehoa käsitellään tarkemmin näin kotisivut tuovat lisää yhteydenottoja -artikkelissa.

3. Ajanvarausjärjestelmän integraatio

Kun varauksia tulee paljon, erillinen ajanvarausjärjestelmä säästää aikaa. Siinä asiakas näkee vapaat ajat kalenterista ja varaa haluamansa ajan itse, minkä jälkeen järjestelmä lähettää vahvistuksen ja muistutuksen automaattisesti. Tällaisella palvelulla on yleensä oma kuukausimaksunsa, mutta se poistaa aikojen manuaalisen sovittelun kokonaan. Me liitämme valitsemasi järjestelmän sivuille. Emme rakenna omaa järjestelmää, vaan kytkemme toimivan palvelun osaksi kotisivuja.

Milloin mikäkin tapa riittää?

Nyrkkisääntö on yksinkertainen. Mitä enemmän varauksia ja mitä vähemmän ne vaativat keskustelua, sitä enemmän sähköinen ajanvaraus kannattaa. Alla oleva vertailu auttaa hahmottamaan, mikä tapa sopii tilanteeseesi.

Tapa	Sopii kun	Vaatii
Puhelin	Varaus vaatii keskustelua tai arviota	Vain näkyvän numeron
Lomake	Varauksia kohtalaisesti, ajat sovitellaan	Sisältyy sivuihin
Järjestelmä	Paljon varauksia, selkeät palveluajat	Oma kuukausimaksu

Käytännössä paras vaihtoehto on usein näiden yhdistelmä. Sivuilla voi olla sekä klikattava puhelinnumero että lomake, jolloin asiakas valitsee itselleen luontevimman tavan. Kun toiminta kasvaa, mukaan voidaan lisätä varausjärjestelmä. Tärkeintä on, ettei asiakkaan tarvitse etsiä, miten aika varataan. Varaustapa kannattaa pitää selkeästi esillä heti etusivulla.

Sähköinen varausjärjestelmä: mitä valita

Sähköinen varausjärjestelmä kannattaa valita sen mukaan, miten sinun palvelusi varataan, ei ominaisuuslistan pituuden mukaan. Tarkista viisi asiaa: kalenteri, muistutukset, peruutus, maksut ja tietosuoja. Kun nämä ovat kunnossa, järjestelmä säästää aikaa eikä tuota uusia ongelmia. Voit valita järjestelmän vapaasti, ja me liitämme valitsemasi palvelun sivuille.

Kalenteri ja palvelut

Ajanvarauskalenteri on järjestelmän ydin. Katso, voiko jokaiselle palvelulle antaa oman keston ja hinnan ja voiko useammalla työntekijällä olla oma kalenteri. Tarkista myös, saako lomat ja taukoajat suljettua helposti. Jos käytät jo puhelimen kalenteria, tarkista, näkyvätkö varaukset siinä automaattisesti. Silloin sama aika ei mene kahdesti, vaikka sopisit osan ajoista puhelimessa.

Muistutukset

Automaattinen muistutus ennen varattua aikaa on monelle yrittäjälle järjestelmän tärkein hyöty, koska se vähentää unohtuneita käyntejä. Tarkista, lähteekö muistutus sähköpostina, tekstiviestinä vai molempina, ja voiko lähetysajankohdan valita itse. Tekstiviestit maksavat joissain palveluissa erikseen, joten katso myös se, ennen kuin otat ne käyttöön.

Peruutus ja ajan siirtäminen

Hyvässä järjestelmässä asiakas voi perua tai siirtää ajan itse vahvistusviestin linkistä, eikä hänen tarvitse soittaa. Katso, voitko itse päättää, kuinka paljon ennen varattua aikaa peruminen vielä onnistuu. Kirjoita peruutusehdot näkyviin sekä varausnäkymään että kotisivuille, jotta asiakas tietää ne jo varatessaan.

Maksut hoituvat järjestelmän puolella

Jos haluat ottaa varauksen yhteydessä ennakkomaksun tai koko maksun, se hoidetaan varausjärjestelmässä, ei kotisivuilla. Kaikki järjestelmät eivät tue maksuja, joten tarkista tämä etukäteen, jos ennakkomaksu on sinulle tärkeä. Kysy samalla, mitä maksunvälitys maksaa ja milloin rahat tulevat tilillesi. Kotisivuille ei tarvita erillistä maksutoimintoa, koska asiakas maksaa varauksen yhteydessä järjestelmän omassa näkymässä.

Tietosuoja: asiakastiedot ovat järjestelmän tarjoajalla

Kun asiakas varaa ajan, hänen nimensä, yhteystietonsa ja varauksensa tallentuvat järjestelmän tarjoajan palveluun, eivät kotisivuillesi. Vastuu tiedoista on silti sinulla. Tavallisesti yrittäjä on rekisterinpitäjä ja järjestelmän tarjoaja henkilötietojen käsittelijä. Tietosuojavaltuutetun toimiston mukaan käsittelijä on taho, joka käsittelee henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun.

Käsittelijän velvollisuuksiin kuuluu laatia rekisterinpitäjän kanssa sopimus tai muu oikeudellinen asiakirja, jossa määritellään kummankin osapuolen velvollisuudet. Rekisterinpitäjän on myös pystyttävä osoittamaan, että tietosuojaperiaatteet toteutuvat niiltäkin osin, kun käsittelijä käsittelee tietoja. Tarkista siis ennen käyttöönottoa, että tarjoajalla on tällainen sopimus tai tietojenkäsittelyehdot, ja kerro järjestelmästä kotisivujen tietosuojaselosteessa.

Helppo ajanvarausjärjestelmä: asiakkaalle ja sinulle

Helppo ajanvarausjärjestelmä toimii vaivatta sekä asiakkaalle että sinulle. Asiakkaalle varaus onnistuu puhelimella muutamalla napautuksella, mieluiten ilman pakollista tunnusten luomista. Sinulle aikojen muokkaus, varauksen siirto ja päivän sulkeminen onnistuvat nopeasti myös puhelimesta. Tee testivaraus omalla puhelimellasi ennen käyttöönottoa. Jos varaus tuntuu sinusta hankalalta, se tuntuu asiakkaastakin.

Näin ajanvaraus liitetään sivuille

Ajanvarauksen liittäminen kotisivuille ei vaadi sinulta teknistä osaamista. Kun tilaat kotisivut meiltä, kerrot, millaisen varaustavan haluat, ja me rakennamme sen valmiiksi osaksi sivuja. Jos käytät jo jotakin ajanvarauspalvelua, kytkemme sen sivuille sellaisenaan. Asiakas varaa ajan tutulla tavalla, mutta nyt suoraan kotisivuiltasi.

Linkki vai upotettu ajanvarauskalenteri

Varausjärjestelmä liitetään sivuille kahdella tavalla. Yksinkertaisempi on varauspainike, joka avaa järjestelmän oman varaussivun. Toinen tapa on upottaa ajanvarauskalenteri nettisivuille, jolloin asiakas näkee vapaat ajat suoraan kotisivuilla ja varaa poistumatta sivulta. Kumpi sopii paremmin, riippuu siitä, mitä valitsemasi järjestelmä tukee. Molemmissa tapauksissa varaukset, muistutukset ja asiakastiedot pysyvät järjestelmässä.

Varaustapa selkeästi esille

Toimivan ajanvarauksen tärkein asia on näkyvyys. Varausnappi tai lomake kannattaa sijoittaa heti etusivun yläosaan ja toistaa se palvelusivuilla, jotta asiakkaan ei tarvitse etsiä sitä. Selkeä toimintakehotus, kuten "Varaa aika", ohjaa kävijän eteenpäin. Rakennamme sivut niin, että varaaminen on kävijälle ilmeistä missä tahansa kohtaa sivustoa.

Sama varauslinkki Google-yritysprofiiliin

Moni asiakas löytää sinut ensin Googlen hausta tai kartalta, ei kotisivuilta. Googlen ohjeen mukaan yritysprofiiliin voi lisätä linkkejä, joiden kautta asiakkaat voivat tehdä ajanvarauksia, ja niitä voi olla jopa 10 kategoriaa kohden. Kun sama varauslinkki on sekä sivuilla että profiilissa, asiakas pääsee varaamaan kummasta tahansa. Profiilin perustaminen on ohjeistettu Google-yritysprofiili: näin luot -artikkelissa.

Toimii myös mobiilissa

Moni asiakas varaa ajan puhelimella, joten varaamisen on sujuttava myös pieneltä näytöltä. Sekä lomake että liitetty varausjärjestelmä testataan mobiilinäkymässä, ettei asiakas turhaudu ja jätä varausta kesken. Toimivuuden varmistaminen on jatkuvaa työtä, ja sitä käsitellään laajemmin kotisivujen ylläpito -artikkelissa.

Ajanvaraus eri toimialoilla: hieroja, fysioterapeutti ja mökkivuokraus

Ajanvarauksen paras muoto vaihtelee toimialoittain. Palveluissa, joissa aika on vakio ja varauksia paljon, sähköinen kalenteri toimii hyvin. Palveluissa, joissa jokainen työ on erilainen, lomake tai puhelin sopii paremmin. Kolme esimerkkiä näyttää, miten sama valinta näkyy eri aloilla.

Ajanvarausjärjestelmä hierojalle

Hieronnassa palvelut ovat yleensä vakiokestoisia, joten kalenteripohjainen ajanvaraus sujuu luontevasti: asiakas valitsee palvelun ja keston, näkee vapaat ajat ja varaa. Pidä hinnasto ja varauspainike lähellä toisiaan, jolloin asiakas tekee päätöksen yhdellä käynnillä. Samoin toimivat kampaamot ja hoitolat. Näiden alojen sivuista kerrotaan tarkemmin artikkeleissa kotisivut hierojalle ja kotisivut kampaamolle.

Ajanvarausjärjestelmä fysioterapeutille

Fysioterapiassa jatkokäynti sopii hyvin kalenteriin, mutta ensikäynti alkaa usein kysymyksellä siitä, sopiiko hoito asiakkaan vaivaan. Siksi monella fysioterapeutilla on sivuilla molemmat: varaus kalenterista tuttuun hoitoon ja lomake tai puhelin ensikäynnin kysymyksiin. Kysy varauksessa vain se, mitä ajan varaamiseen tarvitaan, koska terveyttä koskevat tiedot kuuluvat erityisiin henkilötietoryhmiin, joita on suojeltava erityisen tarkasti. Lisää alan sivuista: kotisivut fysioterapeutille.

Ajanvaraus mökkivuokraukseen

Mökkivuokrauksessa ei varata tunteja vaan öitä tai viikkoja, joten tarvitset varauskalenterin, joka näyttää vapaat ja varatut ajanjaksot. Jos mökki on myös varausportaaleissa, kannattaa varmistaa, että kaikki kalenterit pysyvät ajan tasalla, jotta sama viikko ei mene kahdesti. Kevyempi tapa on pitää vapaiden viikkojen lista sivulla ja ottaa varaukset vastaan varauspyyntölomakkeella. Molemmat tavat on avattu artikkelissa kotisivut mökkivuokraukseen.

Kartoitusta vaativat palvelut

Osassa palveluista aikaa ei voi varata suoraan, koska työn laajuus selviää vasta keskustelussa. Esimerkiksi autokorjaamon vikakartoitus alkaa usein yhteydenotolla, jonka pohjalta sopiva aika sovitaan. Näissä lomake ja puhelin toimivat paremmin kuin kiinteä kalenteri, koska ne jättävät tilaa tarpeen selvittämiselle.

Kotisivut.fi: ajanvaraus käyttöön puolestasi

Kun tilaat kotisivut Kotisivut.fi-palvelusta, ajanvaraus rakennetaan valmiiksi osaksi sivuja ilman että sinun tarvitsee opetella mitään. Kotisivut maksavat alkaen 350 € ja ylläpito on 25 €/kk, ja yhteydenotto- sekä ajanvarauslomake sisältyvät tähän hintaan. Jos haluat erillisen varausjärjestelmän, jolla on oma kuukausimaksunsa palveluntarjoajalle, liitämme sen sivuille linkkinä tai upotuksena. Liittämisestä sovitaan tarjouksessa.

Ylläpidon 25 €/kk kattaa domainin, suomalaisen palvelimen, varmuuskopiot, tietoturvapäivitykset ja yhden yhteystiedon päivityksen kuukaudessa. Muut muutokset hoidamme päivityspaketilla tai lisätyönä. Jos haluat myöhemmin vaihtaa varaustapaa tai lisätä järjestelmän, lähetät toiveen sähköpostilla ja me teemme muutoksen. Sinun ei tarvitse kirjautua kotisivujen hallintaan tai osata tekniikkaa. Hinnan muodostuminen on avattu tarkemmin paljonko kotisivut maksavat -artikkelissa.

Näet demon kotisivuistasi 1–2 arkipäivässä, ennen kuin päätät jatkaa. Esikatselu on maksuton ja sitoumukseton. Jos sivut eivät miellytä, voit pyytää muutoksia tai jättää tilaamatta. Sopimus tehdään ja laskutus alkaa vasta julkaisuvaiheessa.

Usein kysyttyä

Maksaako ajanvarausjärjestelmä erikseen?

Sähköinen yhteydenotto- ja ajanvarauslomake sisältyy kotisivupakettiin. Jos haluat erillisen ajanvarausjärjestelmän, jossa on esimerkiksi kalenterinäkymä ja automaattiset muistutukset, järjestelmällä on yleensä oma kuukausimaksunsa, jonka maksat suoraan palveluntarjoajalle. Järjestelmän liittämisestä sivuille sovitaan tarjouksessa.

Voiko ajanvarauksen aloittaa lomakkeella ja lisätä järjestelmän myöhemmin?

Kyllä, ja tämä on usein järkevä tapa aloittaa. Monelle yritykselle selkeä yhteydenottolomake riittää alkuun. Kun varausmäärät kasvavat ja kalenterin hallinta alkaa viedä aikaa, sivuille voidaan liittää varausjärjestelmä myöhemmin. Lähetät meille toiveen, ja me hoidamme lisäyksen.

Tarvitseeko pieni yritys sähköisen ajanvarauksen?

Ei aina. Jos varauksia tulee vähän tai ne vaativat keskustelua, klikattava puhelinnumero ja lomake voivat riittää hyvin. Sähköinen ajanvaraus kannattaa silloin, kun varauksia on paljon, asiakkaat haluavat varata ilta-aikaan ja aikojen manuaalinen sovittelu vie kohtuuttomasti aikaa.

Kuka vastaa varausjärjestelmään tallentuvista asiakastiedoista?

Asiakkaiden varaustiedot tallentuvat varausjärjestelmän tarjoajan palveluun, mutta vastuu niistä on yrittäjällä. Tavallisesti yrittäjä on rekisterinpitäjä ja järjestelmän tarjoaja henkilötietojen käsittelijä, jonka kanssa tarvitaan sopimus tietojen käsittelystä. Tarkista sopimus ennen käyttöönottoa ja kerro järjestelmästä tietosuojaselosteessa.

Mitä ajanvarauksen liittäminen kotisivuille maksaa?

Kotisivut saat hintaan alkaen 350 € + 25 €/kk, ja yhteydenotto- tai ajanvarauslomake kuuluu tähän. Jos käytät erillistä varausjärjestelmää, sen oma kuukausimaksu maksetaan palveluntarjoajalle, ja järjestelmän liittämisestä sivuille sovitaan tarjouksessa. Näet demon 1–2 arkipäivässä, ennen kuin päätät.

Yhteenveto: valitse varaustapa varausmäärän mukaan

Ajanvaraus kotisivuille kannattaa suhteuttaa yrityksesi arkeen. Puhelin ja lomake riittävät useimmille pienyrityksille alkuun, ja sähköinen varausjärjestelmä kannattaa lisätä, kun varauksia on paljon ja niiden sovittelu vie aikaa. Järjestelmää valitessa katso kalenteri, muistutukset, peruutus, maksut ja tietosuoja. Tärkeintä on, että varaaminen on asiakkaalle helppoa ja näkyvästi esillä. Silloin harkitseva kävijä muuttuu varaukseksi sen sijaan, että hän siirtyisi kilpailijan sivuille.

Et tarvitse teknistä osaamista tai omaa järjestelmää. Kotisivut.fi-palvelussa rakennamme varaustavan valmiiksi ja liitämme halutessasi valitsemasi ajanvarauspalvelun sivuille. Demon näet 1–2 arkipäivässä ja siirryt julkaisuun vasta kun olet tyytyväinen.