Kotisivut tapahtumatekniikkaan: tarjouspyyntö

Kotisivut tapahtumatekniikkaan ratkaisevat yhden asian: kenelle tapahtumajärjestäjä lähettää tarjouspyynnön äänentoistosta, valaistuksesta ja videotekniikasta. Ostaja on harvoin kuluttaja, vaan yrityksen viestintävastaava, kunnan tapahtumakoordinaattori, seurakunnan työntekijä, yhdistyksen puheenjohtaja tai hääpari, joka vertailee muutamaa toimijaa, ennen kuin lähettää yhden viestin.

Kotisivut.fi on rakentanut 300+ kotisivua pienyrityksille, ja tapahtumatekniikka poikkeaa monesta palvelualasta siinä, että ostaja ei osta suoraan vaan pyytää tarjouksen. Siksi sivujen tehtävä on kaksijakoinen: vakuuttaa, että osaatte hoitaa juuri tämän kokoisen tilaisuuden, ja tehdä pyynnön lähettämisestä helppoa. Tässä käydään läpi, mitä tapahtumatekniikan kotisivuilla kannattaa olla, miten referenssit ja palvelut esitellään sekä paljonko sivut maksavat.

Mitä tapahtumatekniikan kotisivuilla yleensä on

Tapahtumajärjestäjä etsii vastausta kolmeen kysymykseen: osaatteko hoitaa tämän kokoisen tilaisuuden, mitä kaikkea saan samalta toimittajalta ja miten saan hinnan tietooni. Kun nämä selviävät muutamassa minuutissa, tarjouspyyntö lähtee.

Yleisimmin tapahtumatekniikan nettisivuilla ovat mukana:

• Referenssit kuvineen: toteutetut tapahtumat tyypeittäin ja kokoluokittain.
• Palvelut eriteltyinä: ääni, valo, video, lavarakenteet, sähkö ja kokoustekniikka.
• Esimerkkikokoonpanot ja tarjouspyyntölomake, joka kysyy päivän, paikan, yleisömäärän ja ohjelman luonteen.
• Toiminta-alue sekä turvallisuus ja pätevyydet: sähkötyöt, vastuuvakuutus ja työturvallisuus.
• Yhteystiedot: puhelinnumero ja lomake näkyvissä joka sivulla.

Neljä sivua riittää useimmiten hyvin: etusivu, palvelut, referenssit sekä tarjouspyyntö ja yhteystiedot. Ostaja katsoo sivuja usein työpäivän keskellä puhelimesta, joten selkeä rakenne palvelee paremmin kuin laaja valikkopuu.

Referenssit ja kuvat toteutetuista tapahtumista

Referenssit ovat tapahtumatekniikan tärkein myyntiargumentti: järjestäjä ostaa lupausta siitä, että ilta sujuu ilman katkoja, ja kuva täydestä salista, valaistusta lavasta ja siististä kaapeloinnista kertoo osaamisesta enemmän kuin kappale tekstiä.

Kokoa jokaisesta toteutuksesta lyhyt kortti

Kirjoita jokaisesta referenssistä samat tiedot samassa järjestyksessä: tapahtuman tyyppi, yleisömäärä, paikka, toimitettu tekniikka ja työryhmän koko, sekä yksi lause siitä, mikä toteutuksessa oli erityistä, esimerkiksi ulkoilmalava sateessa tai kahden salin yhtäaikainen lähetys. Pyydä asiakkaalta lupa nimen käyttöön ja lyhyt kommentti, jos hän on valmis antamaan sellaisen. Referenssien keräämistä ja esittämistä on käyty läpi asiakasreferenssit kotisivuille -artikkelissa.

Kuvat ja video näyttävät mittakaavan

Ota kuvat valmiista tilanteesta, kun valot ovat päällä ja sali on täynnä: kokonaiskuva salista, lava valaistuna, videoseinä käytössä ja työryhmä miksauspaikalla ovat hyviä aiheita. Lyhyt video kertoo äänestä ja valosta sen, mitä valokuva ei kerro. Ryhmittele kuvat tapahtumatyypeittäin, niin lukija löytää omaa tilaisuuttaan muistuttavan esimerkin. Kuvien valintaa on käsitelty millaiset kuvat kotisivuille kannattaa valita -artikkelissa.

Palvelut eriteltyinä, ei yhtenä listana

Tapahtumatekniikka on ostajalle epämääräinen sana: hän tietää haluavansa, että puhe kuuluu ja lava näkyy, mutta ei tiedä, mitä se tarkoittaa kalustona. Siksi palvelut kannattaa avata omina kokonaisuuksinaan.

Ääni, valo ja video

Kuvaile äänentoisto käyttötilanteen kautta: puheäänentoisto seminaariin, bändiäänentoisto keikalle, langattomat mikrofonit juontajalle ja monitorointi esiintyjille. Valaistuksessa kerro erikseen esiintymisvalot, tunnelmavalaistus ja ulkoilmakohteiden valaistus, ja videopuolella esitystekniikka ja tykit, videoseinät sekä tapahtuman lähetys verkkoon eli striimaus.

Lavarakenteet, sähkö ja kokoustekniikka

Kerro erikseen lavarakenteet ja katokset, trussit ja ripustukset, aggregaatit ja sähkönjakelu sekä kokous- ja tulkkaustekniikka, kuten äänestysjärjestelmät ja tulkkauskopit. Mainitse myös kuljetus, asennus ja purku, sillä järjestäjä arvostaa, että ne kuuluvat samaan toimitukseen. Yksi lause jokaisesta palvelusta riittää sivulle, tarkemmat tiedot voi kertoa tarjouksessa.

Kokoluokat esimerkkeinä, jotta ostaja tunnistaa tarpeensa

Järjestäjä ei osaa arvioida, tarvitseeko hän kahta kaiutinta vai kuuden hengen työryhmän. Esimerkkikokoonpanot ratkaisevat tämän puolestasi ja karsivat samalla pois pyynnöt, jotka eivät sovi kalustoonne.

Kolme esimerkkiä riittää

Kuvaile esimerkiksi kokous kolmellekymmenelle hengelle, yritysjuhla kahdellesadalle ja ulkoilmatapahtuma kahdelletuhannelle, ja kerro jokaisesta, mitä tekniikkaa kokonaisuuteen tyypillisesti kuuluu, montako henkeä on paikalla ja kauanko rakennus ja purku vievät. Kun lukija löytää oman tilaisuutensa kokoisen esimerkin, hän osaa kirjoittaa tarjouspyyntöön tarkemmat tiedot.

Kalustovuokraus vai tekniikka miehitettynä

Kerro sivuilla selvästi, teettekö pelkkää kalustovuokrausta osaavalle porukalle, tekniikkaa miehitettynä alusta loppuun asti, vai molempia. Jos molempia, kuvaile lyhyesti, mitä vuokraukseen kuuluu, kuka noutaa ja palauttaa kaluston ja mitä miehitetty toimitus sisältää. Pelkkään kalustovuokraukseen keskittyvän yrityksen näkökulmaa on käsitelty kotisivut äänentoistovuokraamolle -artikkelissa.

Tarjouspyyntölomake on sivuston tärkein toiminto

Tapahtumatuotannon verkkosivuilla kaikki johtaa tarjouspyyntöön: kun lomake kysyy oikeat asiat kerralla, vastaat suoraan hinnalla ja kalustolistalla sen sijaan, että kävisit kysymyskierroksen. Räätälöity lomake kuuluu peruspakettiin, ja pyynnöt ohjautuvat sähköpostiisi.

Mitä lomakkeella kysytään

Kysy päivämäärä, paikka tai tila, arvioitu yleisömäärä, ohjelman luonne (puhetilaisuus, konsertti, juhla tai messut), tarvittava tekniikka sekä budjettiraami. Budjettikysymys kannattaa muotoilla ystävällisesti ja valinnaiseksi haarukkana, koska moni järjestäjä ei tiedä tasoa etukäteen. Lisää loppuun vapaa tekstikenttä ja yhteystiedot. Yhteydenoton helpottamista on käyty läpi näin kotisivut tuovat lisää yhteydenottoja -artikkelissa.

Milloin kannattaa olla yhteydessä

Tapahtumatekniikassa kalenteri ratkaisee: kesän ulkoilmatapahtumat, festivaalit ja loppuvuoden pikkujoulukausi varataan ensin, kun taas pienemmät kokoukset onnistuvat lyhyemmälläkin varoitusajalla. Kirjoita sivuille suositus siitä, kuinka aikaisin kannattaa kysyä, ja kerro, kuinka pian vastaat tarjouspyyntöön: tämä yksi lause vähentää soittoja.

Miten hinnoittelu kerrotaan tarjousperusteisessa palvelussa

Tarkkaa hintaa ei voi antaa etukäteen, mutta se ei tarkoita, että hinnasta vaietaan kokonaan. Kerro sivuilla, mistä hinta muodostuu: kaluston määrä, miehitys ja työtunnit, kuljetusmatka, asennus- ja purkuaika, tapahtuman kesto ja mahdollinen päivystys paikan päällä. Voit halutessasi kertoa myös lähtötason pienimmälle kokonaisuudelle. Näin lukija ymmärtää, miksi kaksi tarjousta voi erota toisistaan, eikä vertaa pelkkiä loppusummia.

Turvallisuus, sähkötyöt ja vakuutukset luottamussignaaleina

Kun ostaja on kunta, seurakunta tai iso yritys, hän etsii sivuilta merkkejä siitä, että toimittaja hoitaa asiat asiallisesti. Nämä tiedot erottavat ammattilaisen harrastajasta.

Pätevyydet ja vastuut

Kerro, kuka vastaa sähkötöistä ja millainen pätevyys tai urakoitsijarekisterimerkintä yrityksellä on, sekä mainitse toiminnan vastuuvakuutus ja se, että kalusto tarkastetaan säännöllisesti. Jos työryhmällä on työturvallisuuteen tai nostotyöhön liittyviä kortteja, listaa ne lyhyesti. Kerro myös, miten toimitte tilan turvallisuusohjeiden ja paloviranomaisen vaatimusten kanssa, kun tapahtuma järjestetään yleisölle.

Päivystys tapahtuman aikana

Järjestäjän suurin pelko on, että ääni katkeaa kesken puheen eikä ketään ole paikalla. Kerro sivuilla selvästi, jääkö teknikko paikalle tapahtuman ajaksi, miten hänet tavoittaa ja onko käytössä varakalustoa tärkeimmille laitteille.

Yhteistyö tilojen kanssa ja näkyvyys Googlessa

Tapahtumatekniikan yritys saa merkittävän osan töistään suositusten kautta, ja sivut ovat paikka, johon suosittelija ohjaa. Uudet asiakkaat löytävät palvelun myös hakukoneesta, kun tilaisuuden suunnittelu alkaa.

Ole tilojen tuttu tekniikkakumppani

Kerro sivuilla, missä tiloissa olette työskennelleet: juhlasalit, hotellit, kongressikeskukset, urheiluhallit ja ulkoilmapaikat. Kun juhlatilan henkilökunta muistaa teidät, se suosittelee teitä eteenpäin. Mainitse myös yhteistyö tapahtumatuottajien, pitopalvelujen ja ohjelmatoimistojen kanssa. Tilan vuokraajan näkökulmaa on käsitelty kotisivut juhlatilan vuokraukseen -artikkelissa.

Hakusanat ja toiminta-alue auki

Palvelua haetaan palvelun ja paikkakunnan yhdistelmällä: äänentoisto vuokraus Tampere tai tapahtumatekniikka Turku. Kirjoita palvelut sivuille niillä sanoilla, joita asiakkaat käyttävät, ja kerro toiminta-alue kaupunkien tasolla. Luo Google-yritysprofiili ja pidä yhteystiedot siellä ajan tasalla. Hakukonenäkyvyyden perusasiat on käyty läpi miten yritys löytyy Googlesta -artikkelissa.

Paljonko tapahtumatekniikan kotisivut maksavat?

Tapahtumatekniikan kotisivut saat Kotisivut.fi-palvelusta alkaen 350 € ja ylläpito on 25 €/kk, ilman että rakennat tai ylläpidät itse mitään. Markkinoiden hinnat vaihtelevat paljon, ja ratkaisevaa on, kuka työn tekee ja kuinka paljon omaa aikaasi se vie.

Mistä hinta oikeasti muodostuu

Kotisivujen todellinen hinta ei ole pelkkä kuukausimaksu, vaan se koostuu kolmesta osasta: sivujen tekemisestä, jatkuvasta ylläpidosta (verkkotunnus, palvelin, varmuuskopiot, tietoturva) ja sinun omasta ajastasi. Halvimmissa vaihtoehdoissa työ ja ylläpito siirtyvät sinulle, joten laskussa lukee pieni summa, mutta hinta maksetaan ajassa ja lopputuloksen tasossa.

Vaihtoehdot lyhyesti

• Tee itse -sivupohjat ja generaattorit: saat valmiin pohjan, jonka täytät, kirjoitat ja ylläpidät itse, ja oma verkkotunnus sekä mainoksettomuus ovat usein maksullisia lisiä. Käytännössä referenssit jäävät päivittämättä ja lomake kysyy vääriä asioita, ja juuri ne ratkaisevat, lähteekö tarjouspyyntö sinulle vai kilpailijalle.
• Digitoimisto tai räätälöity toteutus: hinta tyypillisesti 1 500–5 000 € tai enemmän. Sopii vaativiin, isoihin projekteihin, mutta yhden tapahtumatekniikan yrityksen tarpeisiin yleensä yliampuva ja kallis.

Kotisivut.fi-paketti tapahtumatekniikkaan: tehty puolestasi

Me hoidamme kaiken puolestasi, eikä sinun tarvitse rakentaa tai opetella mitään. Hinnoittelu on selkeä eikä sisällä yllätyksiä:

• Alkaen 350 €: ammattimaisesti suunnitellut 4 sivua, alustavat tekstit ja kuvien asettelu, palvelujen esittely, referenssiosio ja tarjouspyyntölomake. Ei valmispohjan näköinen, vaan tehty juuri sinun yrityksellesi.
• 25 €/kk ylläpito: verkkotunnus, suomalainen palvelin, varmuuskopiot, tekninen ylläpitotyö ja yksi yhteystiedon päivitys kuukaudessa. Muut muutokset hoidamme päivityspaketilla (+20 €/kk, yhteensä 45 €/kk) tai lisätyönä, joten sinä et ylläpidä mitään.

25 €/kk ei siis ole pelkkä kotisivun vuokra, vaan se sisältää kaiken, mistä halvemmissa vaihtoehdoissa maksat erikseen tai teet itse: palvelimen, verkkotunnuksen, varmuuskopiot ja sen, että joku oikeasti pitää sivuistasi huolen. Hintojen muodostumista on avattu tarkemmin paljonko kotisivut maksavat -artikkelissa, ja yrityskäytön näkökulma on koottu kotisivut yritykselle -sivulle.

Näet esikatselun kotisivuistasi 1–2 arkipäivässä, ennen kuin päätät jatkaa. Esikatselu on maksuton ja sitoumukseton, ja voit pyytää muutoksia tai jättää sivut tilaamatta.

Näin etenet: tapahtumatekniikan kotisivut käyttöön

Sivujen tilaaminen sujuu neljässä askeleessa, ilman erillistä opettelua.

1. Pyydä esikatselu lyhyellä lomakkeella. Kerrot yrityksen nimen, palvelut, toiminta-alueen, muutaman toteutetun tapahtuman ja toiveet ulkoasusta. Aikaa kuluu noin minuutti.
2. Tutustu esikatseluun 1–2 arkipäivässä. Lähetämme linkin valmiisiin sivuihin, joilla on alustavat tekstit, palvelujen esittely, referenssiosio ja tarjouspyyntölomake. Voit selata sivuja kuin tapahtumajärjestäjä selaisi.
3. Anna palaute sähköpostilla. Kerrot, mitä haluat muuttaa: esimerkiksi palvelujen nimiä, referenssikuvia tai lomakkeen kysymyksiä. Me hoidamme muutokset puolestasi.
4. Julkaisu omalla verkkotunnuksella. Kun olet tyytyväinen, kytketään verkkotunnuksesi ja sivut menevät julki. Vasta tässä vaiheessa sopimus tehdään ja laskutus käynnistyy. Esikatselun näkeminen ei sido sinua mihinkään.

Sinun ei tarvitse asentaa mitään eikä käsitellä tiedostoja. Me Kotisivut.fi-palvelussa rakennamme ja päivitämme sivut puolestasi, ja uudet referenssikuvat saa sivuille yhdellä sähköpostilla. Jos haluat kysyä laajuudesta etukäteen, ota yhteyttä lomakkeella.

Usein kysyttyä

Mitä tapahtumatekniikan kotisivuilla kannattaa olla?

Referenssit ja kuvat toteutetuista tapahtumista, palvelut eriteltyinä (äänentoisto, valaistus, video ja lähetys, lavarakenteet, sähkönjakelu, kokoustekniikka), esimerkit eri kokoluokista sekä tarjouspyyntölomake. Lisäksi toiminta-alue, päivystyskäytäntö tapahtuman aikana ja tieto vakuutuksista.

Miten referenssit esitellään tapahtumatekniikan sivuilla?

Kokoa jokaisesta toteutuksesta lyhyt kortti: tapahtuman tyyppi, yleisömäärä, paikka, mitä tekniikkaa toimitettiin ja kuinka monta henkeä oli paikalla. Lisää kaksi tai kolme kuvaa valmiista tilanteesta. Ryhmittele referenssit tapahtumatyypeittäin, niin lukija löytää omaa tilaisuuttaan muistuttavan esimerkin.

Mitä tarjouspyyntölomakkeella kannattaa kysyä?

Päivämäärä, paikka tai tila, arvioitu yleisömäärä, ohjelman luonne, tarvittava tekniikka, budjettiraami sekä yhteystiedot. Näillä tiedoilla voit vastata suoraan hinnalla ja kalustolistalla ilman kysymyskierrosta.

Kannattaako hinnat kertoa, kun kaikki menee tarjouksen kautta?

Kannattaa kertoa, mistä hinta muodostuu, vaikka tarkkaa summaa ei voi antaa etukäteen. Kuvaile kaluston määrä, miehitys ja työtunnit, kuljetus, asennus- ja purkuaika sekä tapahtuman kesto. Halutessasi voit kertoa myös lähtötason pienimmälle kokonaisuudelle.

Miten tapahtumatekniikan yritys löytyy Googlesta?

Palvelua haetaan palvelun ja paikkakunnan yhdistelmällä, esimerkiksi äänentoisto vuokraus Tampere tai tapahtumatekniikka Turku. Kirjoita palvelut ja toiminta-alue sivuille auki omilla nimillään, luo Google-yritysprofiili ja pidä yhteystiedot ajan tasalla.

Paljonko tapahtumatekniikan kotisivut maksavat?

Kotisivut saa alkaen 350 € ja ylläpito on 25 €/kk. Siihen sisältyy 4 sivua, alustavat tekstit ja kuvien asettelu, palvelujen esittely, referenssiosio sekä tarjouspyyntölomake ja yhteystiedot. Laajempi sisältö nostaa hintaa, ja lisäpalvelut sovitaan erikseen.

Yhteenveto: Referenssit ja selkeä lomake tuovat tarjouspyynnön

Tapahtumajärjestäjä on valmis pyytämään tarjouksen heti, kunhan hän saa varmuuden siitä, että olette hoitaneet vastaavan kokoisen tilaisuuden, tiedon siitä mitä kaikkea saa samalta toimittajalta ja lomakkeen, joka kysyy oikeat asiat kerralla. Kun tapahtumatekniikan kotisivuilla on referenssit kuvineen, palvelut eriteltyinä, kokoluokat esimerkkeinä ja turvallisuusasiat auki, pyyntö lähtee teille eikä seuraavalle hakutuloksen toimijalle.

Et tarvitse uutta järjestelmää etkä omaa työaikaa. Me Kotisivut.fi-palvelussa hoidamme rakentamisen ja ylläpidon puolestasi, ja uusi referenssi päivittyy sivuille yhdellä viestillä. Esikatselun näet 1–2 arkipäivässä, ja julkaisemme sivut vasta kun olet tyytyväinen.